ग्राहक रिकॉर्ड, भुगतान शर्तें और इतिहास
संपर्क, भुगतान शर्तें, सौंपा गया दर-पत्रक और हर ग्राहक का पूरा परियोजना इतिहास — पाँच जगहों के बजाय एक ही रिकॉर्ड में।
एक ग्राहक रिकॉर्ड में क्या रहता है
एक रिकॉर्ड में संपर्क विवरण, चालान की मुद्रा, भुगतान शर्तें और उस ग्राहक को सौंपा गया दर-पत्रक रहता है, साथ ही उसके लिए बनी हर परियोजना और हर चालान। देर से आए भुगतान का पीछा मेल खंगालने से नहीं, इसी रिकॉर्ड से शुरू होता है।
इनवॉइस को जो कुछ चाहिए, वह रिकॉर्ड पर — आपके दिमाग़ में नहीं
एक रिकॉर्ड ग्राहक का प्रकार, संपर्क और डाक पता, कर पहचान संख्या और VAT नंबर, भुगतान शर्तें, वह मुद्रा जिसमें इस ग्राहक से शुल्क लिया जाता है, वह भाषा जिसमें दस्तावेज़ लिखा जाना चाहिए, एक स्थिति और मुक्त टिप्पणियाँ रखता है। भुगतान शर्तें सजावट नहीं हैं: नए इनवॉइस की नियत तिथि उन्हीं से निकाली जाती है, इसलिए नेट-साठ वाली एजेंसी और नेट-पंद्रह वाली कंपनी ठीक उस क्षण याद रखने की दो चीज़ें नहीं रह जातीं जब आपकी याद रखने की संभावना सबसे कम होती है।
वास्तव में भुगतान कौन करता है, एक संख्या के रूप में
ग्राहक राजस्व में कितना मूल्यवान है, उसके साथ ही यह भी दिखता है कि उसके लिए बने इनवॉइसों में से कितने भुगतान तक पहुँचे, और कितनी राशि अब भी बकाया है — इस आधार पर खंडित कि वह नियत तिथि से कितनी आगे बह चुकी है। यह जोड़ी निर्णय बदल देती है। थोड़ी कम शब्द-दर वाला स्थिर ग्राहक जो पंद्रह दिन में चुका देता है, साल भर में उस बेहतर भुगतान करने वाले से अधिक मूल्यवान हो सकता है जो नब्बे दिन लेता है और जिसे दो बार याद दिलाना पड़ता है; और जब तक ये दोनों संख्याएँ साथ-साथ न दिखें, यह संदेह भर रहता है, ऐसी बात नहीं जिसे नवीनीकरण पर उठाया जा सके।