سجلات العملاء وشروط الدفع والسجل التاريخي
جهات الاتصال وشروط الدفع وقائمة الأسعار المسندة وتاريخ المشاريع كاملًا لكل عميل، في سجل واحد بدل خمسة مواضع.
ماذا يحمل سجل العميل
يحمل السجل الواحد بيانات الاتصال وعملة الفوترة وشروط الدفع وقائمة الأسعار المسندة إلى ذلك العميل، إضافة إلى كل مشروع وكل فاتورة صدرت له. ومتابعة دفعة متأخرة تبدأ من السجل لا من البحث في البريد.
كل ما تحتاجه الفاتورة، في السجل بدل ذاكرتك
يحمل سجل واحد نوع العميل، وجهة الاتصال والعنوان البريدي، والرقم الضريبي ورقم ضريبة القيمة المضافة، وشروط السداد، والعملة التي يُفوتَر بها هذا العميل، واللغة التي ينبغي تحرير المستند بها، وحالةً وملاحظات حرة. وشروط السداد ليست زينة: فتاريخ استحقاق أي فاتورة جديدة يُحتسب منها، فتكفّ وكالة بأجل ستين يوماً وشركة بأجل خمسة عشر يوماً عن كونهما أمرين عليك تذكّرهما في اللحظة التي تكون فيها أقل قدرة على ذلك.
من يدفع فعلاً، معبَّراً عنه برقم
إلى جانب ما يساويه العميل من إيرادات، تظهر نسبة الفواتير الصادرة له التي بلغت حالة السداد، والرصيد المستحق موزَّعاً بحسب مدى تأخره عن موعده. وهذا الاقتران يغيّر القرارات. فعميل مستقر بسعر كلمة أقل قليلاً لكنه يسدّد خلال أسبوعين قد يفوق قيمةً على مدار سنة عميلاً يدفع أفضل لكنه يستغرق تسعين يوماً ويحتاج إلى مطالبته مرتين؛ وإلى أن يقف هذان الرقمان جنباً إلى جنب يبقى ذلك ظناً لا أمراً يمكن طرحه عند التجديد.