客戶檔案、付款條件與歷史
聯絡人、付款條件、已指派的價目表與完整專案歷史，每位客戶一筆紀錄，而不是散在五個地方。
一筆客戶紀錄裡有什麼
一筆紀錄包含聯絡方式、開立幣別、付款條件與指派給該客戶的價目表，以及為其開出的每個專案與每張發票。催一筆遲付的款項，從這筆紀錄開始，而不是從翻信箱開始。
開立發票所需的一切，寫在記錄裡而不是記在腦子裡
一筆記錄承載客戶類型、聯絡人與通訊地址、稅籍編號與 VAT 號碼、付款條件、向該客戶開立所用的幣別、文件應使用的語言、狀態以及自由備註。付款條件不是裝飾：新發票的到期日由它推算，因此帳期六十天的翻譯公司與帳期十五天的公司，不必再由你在最容易疏忽的那一刻記在腦子裡。
究竟誰真的付款，用數字表達
在「這個客戶帶來多少營收」旁邊，是為其開立的發票中已收款的比例，以及按逾期時間長短分段的未收餘額。這個組合會改變決策。一個字單價略低但兩週內結清的穩定客戶，整年算下來可能比一個價格更好卻要拖九十天、還得催兩次的客戶更有價值；而在這兩個數字並排出現之前，這始終只是一種猜測，而不是續約時能拿出來談的依據。