顧客情報、支払条件、取引履歴
連絡先、支払条件、割り当てた料金表、そして案件の全履歴を、五か所に散らさず顧客ごとに一件にまとめます。
顧客情報に入るもの
一件の顧客情報に、連絡先、請求通貨、支払条件、その顧客に割り当てた料金表、さらにその顧客向けのすべての案件と請求書が入ります。入金の遅れを追うとき、探し始めるのはメールの検索ではなくこの記録です。
請求書に必要なものすべてを、頭の中ではなく記録に
1 つのレコードが、顧客区分、連絡先と住所、納税者番号と VAT 番号、支払条件、この顧客への請求通貨、書類を作成すべき言語、ステータス、自由記述のメモを保持します。支払条件は飾りではありません。新しい請求書の支払期日はそこから計算されるため、支払サイト 60 日の翻訳会社と 15 日の会社を、最も忘れやすいまさにその瞬間に覚えておく必要がなくなります。
実際に支払うのは誰か、を数字で表す
顧客が売上としていくらの価値を持つかの隣に、その顧客向けに発行した請求書のうち入金済みに達した割合と、期日超過の度合いで区分した未回収残高が並びます。この組み合わせが判断を変えます。ワード単価がわずかに低くても 2 週間以内に決済する安定した顧客のほうが、単価は良くても 90 日かかり 2 度の督促を要する顧客より、1 年を通せば価値が高いことがあります。そしてこの 2 つの数字が隣り合うまで、それは更新時に持ち出せる材料ではなく、ただの疑いのままです。