Kundendatensätze für Agenturen, Unternehmen und Privatpersonen
Eine Agentur, ein Direktunternehmen und eine Privatperson sind drei verschiedene Abrechnungsfälle, und eine Datensatzform, die so tut als wären sie dasselbe, ist der Grund, warum die Angaben wieder im Postfach landen.
Drei Arten von Kunden, drei Sätze von Fakten
Übersetzungsagenturen, Direktunternehmen und Privatpersonen brauchen nicht denselben Papierkram. Eine Agentur will ihre Bestellnummer auf jeder Rechnung und zahlt zu Bedingungen, die sie Jahre vor der ersten Begegnung mit Ihnen festgelegt hat. Ein Unternehmen will eine Steuer- oder Umsatzsteuernummer aufgedruckt, häufig in der eigenen Sprache, und verhandelt die Konditionen. Eine Privatperson zahlt bei Lieferung, hat keine Bestellnummer und oft überhaupt keine Steuernummer. Eine Datensatzform, die über diese drei mittelt, ist eine Datensatzform, die Sie zurück in die Mailsuche schickt.
Alles, was die Rechnung braucht, am Datensatz statt im Kopf
Ein Datensatz trägt den Kundentyp, Kontakt- und Postanschrift, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Zahlungsziel, die Währung, in der dieser Kunde abgerechnet wird, die Sprache, in der das Dokument verfasst sein soll, einen Status und freie Notizen. Das Zahlungsziel ist keine Zierde: Das Fälligkeitsdatum einer neuen Rechnung wird daraus berechnet, sodass eine Agentur mit sechzig Tagen und ein Unternehmen mit fünfzehn aufhören, zwei Dinge zu sein, die Sie sich genau in dem Moment merken müssen, in dem Sie es am wenigsten können.
Wer tatsächlich zahlt, als Zahl ausgedrückt
Neben dem, was ein Kunde an Umsatz wert ist, steht der Anteil der für ihn gestellten Rechnungen, die den Status bezahlt erreicht haben, und der noch offene Saldo, gestaffelt danach, wie weit er über die Fälligkeit hinaus ist. Diese Kombination ändert Entscheidungen. Ein verlässlicher Kunde mit etwas niedrigerem Wortpreis, der binnen zwei Wochen zahlt, kann übers Jahr mehr wert sein als ein besser zahlender, der neunzig Tage braucht und zweimal gemahnt werden muss, und solange diese beiden Zahlen nicht nebeneinander stehen, bleibt das eine Vermutung statt etwas, das Sie zur Verlängerung ansprechen können.