Fichas de cliente para agencias, empresas y particulares
Una agencia, una empresa directa y un particular son tres formas distintas de facturar, y una ficha única que finge lo contrario es la razón por la que los datos acaban otra vez en su bandeja de entrada.
Tres clases de cliente, tres conjuntos de datos
Las agencias de traducción, las empresas directas y los particulares no necesitan el mismo papeleo. Una agencia quiere su número de pedido en el anverso de cada factura y paga con condiciones que decidió años antes de conocerle. Una empresa quiere un número fiscal o de IVA impreso, con frecuencia en su propio idioma, y negociará las condiciones. Un particular paga contra entrega, no tiene pedido y muchas veces no tiene ningún número fiscal. Una ficha que promedia las tres es una ficha que le devuelve a rebuscar en el correo.
Todo lo que la factura necesita, en la ficha y no en su cabeza
Una ficha lleva el tipo de cliente, los datos de contacto y la dirección postal, el identificador fiscal y el número de IVA, las condiciones de pago, la moneda en que se factura a ese cliente, el idioma en que debe redactarse el documento, un estado y notas libres. Las condiciones de pago no son adorno: la fecha de vencimiento de una factura nueva se calcula a partir de ellas, así que una agencia a sesenta días y una empresa a quince dejan de ser dos cosas que recordar justo en el momento en que menos capaz es de hacerlo.
Quién paga de verdad, expresado como número
Junto a lo que un cliente vale en ingresos figura la proporción de las facturas emitidas para él que han llegado a cobradas, y el saldo aún pendiente escalonado según lo lejos que haya quedado del vencimiento. Ese par de cifras cambia decisiones. Un cliente estable con una tarifa por palabra algo menor que liquida en quince días puede valer más a lo largo del año que otro que paga mejor pero tarda noventa días y necesita dos avisos, y mientras esas dos cifras no estén una al lado de la otra sigue siendo una sospecha en lugar de algo que plantear en la renovación.