¿Qué tarifa acordó con este cliente?

Lo que se pierde es el acuerdo, no la cifra

La tarifa del cliente para el que trabajó la semana pasada es fácil; la recita de memoria. La que se evapora es la de hace catorce meses. La tarifa médica que va por encima de la general para la misma combinación. El mínimo que consiguió subir en tres correos. Las condiciones de urgencia que solo acordó por teléfono. Cuando una agencia cuestiona una cifra, el desacuerdo casi nunca es aritmético; es sobre cuál de los dos recuerda bien el acuerdo, y gana quien lo dejó por escrito.

Lo que una tarifa deja fijado

Una tarifa no es una sola cifra, y por eso guardarlas en una columna de hoja de cálculo deja de funcionar hacia el cuarto cliente. Cada una contiene:

• Un precio por palabra para cada uno de los siete tramos de coincidencia, desde palabras nuevas hasta coincidencias de contexto.
• Un precio por hora, para revisión, corrección y los encargos que llegan como documento escaneado.
• Un importe mínimo, para que un certificado de cincuenta palabras se facture por lo que realmente cuesta prepararlo.
• Multiplicadores de urgencia del 125, 150 o 200 por ciento, o una cifra propia si acordó otra cosa.
• El idioma de origen, el idioma de destino, la especialidad y la moneda en que está establecida la tarifa.

Vinculada a un cliente, y a partir de ahí deja de ser una decisión

Una tarifa se vincula a los clientes que la aceptaron, de modo que un proyecto abierto para uno de ellos ya sabe cuánto vale y presupuestar se reduce a contar palabras. Varios clientes pueden compartir una tarifa cuando aceptaron las mismas condiciones; un cliente puede tener varias, una por combinación o una por materia. Subirla en la renovación se hace en un único sitio y el siguiente proyecto se presupuesta con la nueva, mientras que las facturas ya emitidas conservan la que estaba acordada cuando se emitieron. Ese es justo el comportamiento que quiere la primera vez que alguien pregunta por qué el trimestre pasado le salió más barato.